Startportaal en Office 365

MOO Suite heeft de mogelijkheid tot provisioning en een Single Sign On (SSO) koppeling met Microsoft 365. Deze optie is alleen beschikbaar voor scholen die hier een specifiek contract voor hebben afgesloten. Voor informatie hierover kun je contact op nemen met de accountmanager van Heutink ICT.

Hoe het werkt

Door provisioning wordt er voor een nieuw account in MOO Suite automatisch een nieuw account in de Office omgeving aangemaakt met alle licenties en een e-mailadres. Door SSO gaat de inlog voor Microsoft 365 via MOO Suite. Je kan inloggen met je MOO-gebruikersnaam en wachtwoord. Je hebt dus geen apart wachtwoord nodig voor Microsoft 365. Bovendien krijg je binnen Startportaal de mogelijkheid om rechtstreeks de Microsoft 365 applicaties te benaderen en toe te wijzen, zoals OneDrive, PowerPoint en Word.

Licenties in Microsoft 365

Om in Microsoft 365 in te kunnen loggen en met applicaties als Outlook en OneDrive aan de slag te kunnen, moet een Microsoft 365-account een licentie hebben. Microsoft kent een hoop licenties. Het is aan jou als school om te bepalen welke licenties en hoeveel je daarvan aanschaft. 

Wanneer er voor iedere gebruiker in MOO Suite automatisch een Microsoft 365-account wordt aangemaakt, wordt ook direct een licentie gekoppeld. Hier heb je als ICT-coördinator dus geen omkijken meer naar. Welke licentie dat is, wordt bij de inrichting van de integratie met Microsoft 365 ingesteld door een van onze projectleiders, netwerkspecialisten of collega's op de servicedesk. Als je wil, stellen we de licenties per rol in. Zo kun je bijvoorbeeld leerkrachten en directeuren een andere (vaak duurdere) licentie geven dan stagiaires of overblijfouders. Dat scheelt in het budget.  

Een gebruiker aanmaken

  • Een gebruiker wordt op de reguliere manier aangemaakt in MOO Suite, hier verandert niks in.
  • Er wordt automatisch een Microsoft 365-account aangemaakt, waarvan het e-mailadres gelijk is aan de gebruikersnaam in MOO Suite. Controleer van tevoren of het gewenste e-mailadres niet al bestaat in de Microsoft 365 omgeving. Is dit het geval, neem dan eerst contact op met de servicedesk.

Gebruikersnaam wijzigen

  1. Controleer of het e-mailadres niet al bestaat in de Microsoft 365-omgeving.
  2. Is dit het geval, neem dan contact op met de servicedesk.
  3. Is dit niet het geval, wijzig dan de gebruikersnaam in Basishub. De wijziging wordt automatisch gesynchroniseerd met de Microsoft 365-omgeving.

Een gebruiker verwijderen

Wordt een gebruiker verwijderd uit MOO Suite?
Handmatig of doordat een gebruiker niet meer in Basispoort, het gekoppelde HR-systeem of LAS aanwezig is? 
  • In Basishub wordt het account naar verwijderde gebruikers verplaatst, een zogenaamde 'soft delete'. Het Microsoft 365-account wordt geblokkeerd en aanmelden is niet meer mogelijk. De toegekende licentie wordt ook van het account afgehaald en komt direct vrij voor een nieuwe gebruiker.  
  • Het account kan door een ICT-coördinator in Basishub nu vanuit de verwijderde gebruikers permanent worden verwijderd. Het account in Microsoft 365 wordt daar naar de prullenbak verplaatst. 
  • Na 90 dagen wordt de prullenbak bij Microsoft 365 automatisch geleegd. Na 90 dagen is het account permanent verwijderd, inclusief de bestanden, mailboxen etc. 

Had de verwijdering niet plaats moeten vinden?
Herstel dan het account in Basishub of de omgeving waar het account vandaan kwam (HR-systeem of LAS). De volgende dag zal het account automatisch uit de prullenbak zijn gehaald, inclusief alle eerder aangemaakte bestanden, mailtjes, Teams etc. De medewerker of leerling kan vervolgens weer inloggen in Microsoft 365.

Beheer

Een groot deel van de beheeractiviteiten die je als ICT-Coördinator zelf kan uitvoeren doe je met een provisioning niet meer in de Microsoft 365-beheeromgeving, maar in Basishub. De volgende handelingen dienen allemaal in Basishub uitgevoerd te worden: 

  1. Nieuwe gebruiker aanmaken.
  2. Nieuw e-mailadres aanmaken.
  3. E-mailadres wijzigen en gebruikers verwijderen.

Twijfel je of je een handeling zelf uit kan voeren, of hoe je dat moet doen? Neem dan altijd eerst contact op met de servicedesk.

Is je vraag hiermee beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij de verzending van je feedback. Probeer het alsjeblieft later nog een keer.